assistante d'agence, CORMONTREUIL (51), CDI
En lien direct avec le responsable d'agence, vos missions seront:
L' Assistance administrative des conseiller·e·s rénovation et chargé·e·s d'opération rattaché·e·s à l'agence de Cormontreuil et de Nancy
Sur l'activité maison individuelle:
? Gestion des agendas
? Accueil et réponses aux visiteurs et clients (téléphone, email)
?Mise en signature électronique et suivi de la signature des pièces de marché de travaux
?Vérification de la complétude des dossiers clients :
-Vérification du formalisme administratif des devis/factures
-Suivi et relances des entreprises, professionnels et maîtres d'ouvrage pour l'obtention des documents nécessaires à la bonne réalisation des prestations d'Oktave (devis, factures, etc.)
-Mise à jour des outils de suivi interne (Dropbox, GX, etc.)
-Assure le suivi des relances des prospects
Sur l'activité copropriété
? Gestion des réponses téléphoniques aux enquêtes sociales
? Gestion de la diffusion du recensement aux prêts collectifs (mise sous pli et envois postaux)
? Assistance des conseillers dans la préparation des dossiers (intégration des listes de présence notamment)
? Mise à jour des données GX / Suivi des fiches contacts, syndics, projets
Les missions complémentaires liées au postes:
En lien avec le responsable administratif et financier, assure le suivi des relances auprès des clients (1ères relances, mises en demeure, préparation des dossiers de contentieux),
-Organisation des événements internes à l'agence
-Organisation des déplacements au siège, en lien avec la responsable RH
-Peut assurer temporairement (absence, congés, surcroît d'activités, etc.) l'administration des ventes.
-Gestion des fournitures et suivi des prestations de ménage de l'agence
L' Assistance administrative des conseiller·e·s rénovation et chargé·e·s d'opération rattaché·e·s à l'agence de Cormontreuil et de Nancy
Sur l'activité maison individuelle:
? Gestion des agendas
? Accueil et réponses aux visiteurs et clients (téléphone, email)
?Mise en signature électronique et suivi de la signature des pièces de marché de travaux
?Vérification de la complétude des dossiers clients :
-Vérification du formalisme administratif des devis/factures
-Suivi et relances des entreprises, professionnels et maîtres d'ouvrage pour l'obtention des documents nécessaires à la bonne réalisation des prestations d'Oktave (devis, factures, etc.)
-Mise à jour des outils de suivi interne (Dropbox, GX, etc.)
-Assure le suivi des relances des prospects
Sur l'activité copropriété
? Gestion des réponses téléphoniques aux enquêtes sociales
? Gestion de la diffusion du recensement aux prêts collectifs (mise sous pli et envois postaux)
? Assistance des conseillers dans la préparation des dossiers (intégration des listes de présence notamment)
? Mise à jour des données GX / Suivi des fiches contacts, syndics, projets
Les missions complémentaires liées au postes:
En lien avec le responsable administratif et financier, assure le suivi des relances auprès des clients (1ères relances, mises en demeure, préparation des dossiers de contentieux),
-Organisation des événements internes à l'agence
-Organisation des déplacements au siège, en lien avec la responsable RH
-Peut assurer temporairement (absence, congés, surcroît d'activités, etc.) l'administration des ventes.
-Gestion des fournitures et suivi des prestations de ménage de l'agence
